Privacy

Het belangrijkste in het kort:

  • Onze onderzoeken zijn altijd anoniem. Dat hebben we vastgelegd bij de MOA.
  • In de meeste onderzoeken wordt helemaal geen persoonlijke informatie gevraagd.
  • We vragen alleen dingen die voor het onderzoek relevant zijn.
  • Soms werken we met een e-mailadres om je een e-mail te sturen met een link naar de vragenlijst. Dat e-mailadres gebruiken we alleen tijdens dit onderzoek en wordt daarna vernietigd.
  • Ja maar .. waarom krijg ik dan wel een herinnering?
    We willen mensen niet onnodig lastig vallen. Dus houdt ons systeem bij óf er via een e-mailadres een vragenlijst is binnengekomen. Maar de antwoorden en het e-mailadres worden in aparte bestanden bewaard. We mogen zelfs niet melden aan de opdrachtgever óf een persoon wel of niet heeft deelgenomen aan een onderzoek.
  • We verstrekken nooit herleidbare informatie aan wie dan ook. Dus ook niet aan een opdrachtgever of je werkgever. Ook dat is door de MOA vastgelegd.
  • Resultaten van een onderzoek verstrekken we alleen aan de opdrachtgever, dus nooit aan derden.
  • Bestanden met onderzoeksresultaten zijn altijd voorzien van een beveiliging. Als we een rapport opsturen, laten we via een ander medium weten wat de code is (multi-channel).

Wat doen we alleen met jouw toestemming?

  • We hebben ook onderzoeken of testen waar je persoonlijk aan deelneemt. Bijvoorbeeld een vragenlijst over je werkgeluk,  over je sterke punten, over je persoonlijkheidskenmerken of een feedbackvragenlijst. Daarbij kun je een persoonlijk rapport ontvangen. In dat geval vragen we je om je e-mailadres te geven waar we je persoonlijke rapport heen kunnen sturen. Dat kan bijvoorbeeld je privé e-mailadres zijn. Daarna wordt de informatie in afzonderlijke bestanden en met een wachtwoord bij ons opgeslagen.
  • In een klantenonderzoek vragen we soms of klant haar/zijn naam bij een opmerking of suggestie in het onderzoek vermeld wil hebben. Dat kan soms namelijk wel eens handig zijn. In dat geval vragen we nadrukkelijk om toestemming. De deelnemer kan dan zelf kiezen.
  • Open vragen geven we soms letterlijk weer in een bijlage. Gewoon omdat het vaak hele nuttige informatie bevat.
    Als we dat doen, vermelden we dat duidelijk in het onderzoek en vragen we je om je akkoord.
    En zelfs dan lezen we alle open vragen door en controleren we of er toevallig niet iets herleidbaars in staat.
    Een voorbeeld: “Ik werk hier nu twee jaar en heb het prima naar m’n zin.”. Dat is leuk om te horen, en toch passen we dit aan: “Ik [..] heb het prima naar m’n zin.”
  • Soms vragen we in welke afdeling je werkt én hoe lang je al in de organisatie werkt.
    “Ja maar.. ik ben de enige die twee jaar op de afdeling werkt! Dan zien ze dat toch?”
    We begrijpen je vraag maar die twee dingen worden niet aan elkaar gekoppeld.
    We geven gemiddelde resultaten per afdeling weer (alleen bij 7 of meer deelnemers). Los daarvan maken we een analyse van mensen die ergens kort of lang werken. Het blijven gemiddelden én ze komen in aparte rapporten.

Je hebt altijd het recht…

  • .. om bestanden bij ons in te zien en te controleren. Je mag altijd binnenkomen, maar neem dan wel een ID mee.

 

Onze officiële verklaring

De informatie die u binnen een onderzoek geeft, wordt bij de MonitorGroep opgeslagen. De MonitorGroep draagt er zorg voor dat deze gegevens nergens anders terecht komen. De organisatie krijgt alleen de beschikking over algemene resultaten en niet over persoonlijke antwoorden.

De MonitorGroep garandeert dat alle gegevens vertrouwelijk worden behandeld. De MonitorGroep is lid van de MarktOnderzoekAssociatie en houdt zich aan de gedragscode ter bescherming van de privacy en de internationale code voor het marktonderzoek. Deze is in samenwerking met de Internationale Kamer van Koophandel (ICC) opgesteld door de Europese Vereniging voor Marktonderzoek ESOMAR. Onderzoeksgegevens zijn niet herleidbaar tot individuen en worden niet gedeeld met derden. 

Wij handelen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) heeft vervangen.

 

Beveiliging en beheer van gegevens

Bij onze online vragenlijsten wordt gebruik gemaakt van een SSL-verbinding. Alle online data worden opgeslagen in ‘Class A datacenters’ met uitgebreide fysieke beveiliging. De datahosters worden regelmatig op de beveiliging gecontroleerd (audits). Om de online data te kunnen benaderen is een twee-traps verificatie. Voor de verwerking van gegevens worden bestanden gedownload op onze lokale server. De lokale dataserver bevindt zich in een afgesloten ruimte die alleen toegankelijk is voor medewerkers van de MonitorGroep. Het gebouw waarin de server zich bevindt wordt buiten kantoortijden beveiligd met een alarmsysteem en cameratoezicht. Gegevens worden minimaal twee jaar opgeslagen en kunnen worden gebruikt bij een herhalingsonderzoek. Opgeslagen bestanden worden voorzien van een beveiligingscode. De beveiligingscode is alleen bekend bij medewerkers van de MonitorGroep. Na de gegevensverwerking worden de onderzoeksdata gescheiden van eventuele persoonlijke informatie.

Wat gebeurt er met mijn gegevens?

De informatie die u binnen het onderzoek geeft, wordt bij de MonitorGroep opgeslagen. De MonitorGroep draagt er zorg voor dat deze gegevens nergens anders terecht komen. De organisatie krijgt alleen de beschikking over algemene resultaten en niet over persoonlijke antwoorden.

Wordt duidelijk of ik de vragenlijst heb ingevuld?

Nee. De organisatie ziet alleen het totaal aantal invullers. De software waarmee de MonitorGroep werkt, stuurt automatisch een herinnering wanneer u de vragenlijst nog niet hebt ingevuld.

Ik ben de enige administratief medewerker op onze afdeling. Ziet mijn organisatie welke antwoorden ik heb gegeven?

Nee. Om de anonimiteit te waarborgen, koppelt de MonitorGroep in de groepsrapporten geen gegevens over kleine groepen, zoals afdeling en functie. Mocht een organisatie dit toch willen, dan doen wij dat alleen bij groepen vanaf 7 deelnemers (een toelichting ziet u in de vraag hierna). Terug naar het voorbeeld: we verzorgen hier dus geen rapport over alle administratief medewerkers, omdat het hier enkel om 1 administratief medewerker gaat. Zijn er binnen de afdeling 7 administratief medewerkers? Dan kunnen we hier wel een groepsrapport voor verzorgen.

Mijn organisatie ontvangt groepsrapporten, maar onze afdeling bestaat slechts uit 5 medewerkers. Zijn de resultaten dan terug te herleiden tot individuele personen

Nee. De MonitorGroep verzorgt alleen volledige rapporten van groepen van 7 of meer personen. Voor kleinere groepen (3 t/m 6 deelnemers) geven we een samenvatting met de belangrijkste punten, zonder percentages. Dit maakt het ook voor kleine groepen mogelijk om aan de slag te gaan met de resultaten, waarbij de anonimiteit van medewerkers gewaarborgd blijft.

Ik heb mijn naam ingevuld bij de opmerkingen. Wordt nu duidelijk wat ik heb ingevuld?

Nee. De MonitorGroep leest alle antwoorden na om te kijken of er geen verwijzingen naar personen in staan. Als dit het geval is, zorgen we ervoor dat het antwoord niet herleidbaar is naar een persoon.

Hoe zit het met het gebruik van cloud services?

Sinds er online onderzoek is, worden resultaten altijd via een provider getransporteerd en opgeslagen. Wij hebben bewust gekozen voor een provider die ook lid is van Esomar en die zich dus ook houdt aan de reglementen van de Europese onderzoeksbranche. U kunt er daarom op vertrouwen dat uw antwoorden bij ons veilig zijn.