Thuiswerkonderzoek in Coronatijd

Het coronavirus zorgt voor grote veranderingen in ons land en de manier waarop we werken. In korte tijd zijn er veel maatregelen getroffen, zo ook binnen organisaties. Veel medewerkers werken thuis. Dit vraagt niet alleen wat van uw organisatie, maar ook van uw medewerkers. Bent u benieuwd hoe medewerkers hun huidige thuiswerksituatie ervaren? Of wilt u onderzoeken hoe het thuiswerken op een meer vaste basis kan worden geïmplementeerd in uw organisatie? Maak dan van deze gelegenheid gebruik om een thuiswerkonderzoek te starten onder de medewerkers. Zo komt u te weten hoe medewerkers goed kunnen worden gefaciliteerd en waar ze behoefte aan hebben om succesvol thuis te kunnen werken. Door middel van een korte online enquête brengen we hun ervaringen met het huidige thuiswerken in beeld, samen met hun behoeften en suggesties voor hoe het beter kan. Zo krijgt uw organisatie de informatie om het thuiswerkbeleid af te stemmen op de behoeften van de medewerkers en het succesvol te implementeren.

Planning
De voorbereiding van het onderzoek is met onze aanpak heel efficiënt en kost u slecht enkele uren tijd. We garanderen dat u 5 weken na de start van het onderzoek met de resultaten aan de slag kunt. Als u snel wilt starten, dan is dat mogelijk. De definitieve startdatum bepalen we later in overleg met u. Hieronder treft u een voorstel voor de planning (advies is om rekening te houden met vrije dagen/lange weekenden als Koningsdag en Bevrijdingsdag waarin veel medewerkers afwezig zijn).

MijnMonitor
U krijgt toegang tot ‘MijnMonitor’, de online omgeving van de MonitorGroep. Hierop treft u alle documenten die u voor, tijdens en na het onderzoek nodig heeft, zoals een online responsoverzicht en de rapportages.

Vragenlijst op maat
We ontwikkelen samen met u een vragenlijst op maat voor uw organisatie, waarin we aandacht besteden aan verschillende aspecten van thuiswerken. U ontvangt van ons een module met vragen over thuiswerken waar u vragen uit kunt selecteren die u in de vragenlijst wilt opnemen. Deze bevat stellingen, meerkeuze vragen en open vragen. U kunt ook zelf geformuleerde vragen toevoegen en u kunt zelf bepalen hoeveel vragen u wilt opnemen in de vragenlijst. Voor een invultijd van ca. 5 minuten is een vragenlijst van 25 vragen een goede richtlijn.

Uitnodigingen en herinneringen
Wij nodigen uw medewerkers uit om de vragenlijst in te vullen en verzorgen twee gerichte herinneringsmails. Een eventuele 4e e-mail is aanvullend mogelijk. De gebruikers van MijnMonitor kunnen de e-mailadressen en achtergrondgegevens (bijv. team of functie) van de medewerkers eenvoudig en veilig en uploaden via MijnMonitor. We geven de ICTverantwoordelijke in uw organisatie instructies over de e-mailinstellingen, zodat alle e-mails correct worden ontvangen door de medewerkers.

Online vragenlijst
De vragenlijst blijft in eerste instantie twee weken toegankelijk, verlenging is in overleg mogelijk. We programmeren de online vragenlijst in de (huis)stijl van uw organisatie en u ontvangt een proefuitnodiging waarmee u de e-mailuitnodiging en  vragenlijst vooraf kunt testen. De vragenlijst is compatible met alle apparaten (mobiel, tablet, laptop etc.). Aan het einde van de vragenlijst kunnen de deelnemers indien gewenst een persoonlijk rapport downloaden van hun eigen antwoorden in de vragenlijst.

Servicedesk
Eventuele reacties en vragen op de e-mails en vragenlijst komen bij de MonitorGroep binnen en beantwoorden wij binnen één werkdag. Specifieke vragen en eventuele e-mail bounces koppelen we terug naar uw organisatie.

Real time dashboard
Via MijnMonitor kunt u de respons realtime volgen, ook per organisatieonderdeel (afdeling, functiegroep, etc.)

Privacy en anonimiteit
De MonitorGroep is lid van de branchevereniging MOA (MarktOnderzoekAssociatie) en houdt zich aan de privacyregels uit de ”Gedragscode voor Onderzoek en Statistiek”. Ook zijn wij in het bezit van het keurmerk Fair Data (van de MOA), wat betekent dat wij op verantwoorde wijze met persoonsgegevens omgaan en ons aan strikte regels houden. We gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan het medewerkersonderzoek en we rapporteren geen resultaten die herleidbaar zijn tot individuele personen. We vermelden in de groepsrapporten alleen gedetailleerde cijfers wanneer er ten minste 7 medewerkers van die groep hebben deelgenomen aan het onderzoek. Van groepen met 3-6 deelnemers geven we alleen de resultaten op hoofdlijnen, zonder gedetailleerde cijfers (kernpuntenrapport). Verder controleren wij alle antwoorden op de open vragen op mogelijke herleidbaarheid. Hierdoor blijft de anonimiteit gewaarborgd.

De online onderzoeksdata wordt via een https-verbinding verstuurd en opgeslagen in klasse-A datacenters in de EU (Duitsland en Ierland). De rapporten worden lokaal opgeslagen binnen ons kantoorpand in Utrecht. Bij het versturen van rapporten maken we gebruik van twee-factor authenticatie. De enquête software waarmee wij werken is ISO 27001 gecertificeerd.

AVG-proof
Voor de beveiliging van gegevens hanteren we vaste procedures die voldoen aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij de start van het project gaan we een verwerkersovereenkomst met u aan.

Organisatie in totaal
We controleren alle vragenlijsten op validiteit, anonimiteit en vertrouwelijkheid. Uiterlijk twee weken na sluiting van de vragenlijst is de rapportage via MijnMonitor beschikbaar.

Rapporten per organisatieonderdeel
U kunt voor alle organisatieonderdelen (afdeling, functiegroep, etc.) rapporten laten samenstellen, mits deze groot genoeg zijn om de anonimiteit van de deelnemers te waarborgen. Hierbij ontvangt u een overzichtsrapport waarin u in één oogopslag de verschillen tussen de groepen ziet.

Benchmark
Indien beschikbaar vergelijken we de resultaten van het onderzoek met onze benchmark. We beschikken over uitgebreide benchmarks (meer dan 500 organisaties en 90.000 medewerkers) die zijn samengesteld uit onze recentste medewerkersonderzoeken in combinatie met brede steekproeven die wij hebben genomen onder medewerkers in Nederland. De resultaten van de groepen vergelijken we met die van de organisatie als geheel.

Presentaties & (team)besprekingen (optioneel)
We bespreken of presenteren de belangrijkste bevindingen van het onderzoek aan de directie/MT en/of OR/HR. Bij de  presentatie geven we ook voorbeelden van best practices van andere organisaties en adviezen om verbeteringen te realiseren. We adviseren daarbij ook over het vervolgtraject. Presentaties voor de medewerkers zijn aanvullend mogelijk, ook per organisatieonderdeel. We kijken, na het onderzoek, samen met u wat het beste is voor de organisatie of waar u behoefte aan heeft.

Bij het thuiswerkonderzoek krijgt u:

  • Toegang tot MijnMonitor met o.a. de live-respons en de resultaten van het onderzoek
  • Online vragenlijst in het Nederlands
  • Opstellen van en advies over de vragenlijst en communicatie naar de medewerkers
  • Versturen van de vragenlijst en twee gerichte herinneringen
  • Servicedesk voor vragen van medewerkers
  • Verwerking van de resultaten, inclusief controle van de data op validiteit, anonimiteit en vertrouwelijkheid
  • Een onderzoeksrapport in het Nederlands voor de organisatie als geheel, inclusief vergelijking met een benchmark
  • Een rapport met alle open antwoorden en een samenvatting van de open antwoorden

 

Meer weten over het thuiswerkonderzoek?

We kunnen altijd even bellen, dan vertel ik u graag meer over ons thuiswerkonderzoek en hoe wij organisaties helpen met verbeteren.

Contact

Daphne Analbers | Manager Onderzoek